Tag Archives: gestion de projet

Un outil en ligne pour la gestion de projet

Si être performant dans son activité professionnelle est essentiel, cela n’en n’est pas moins suffisant. Pour réussir, il faut aussi faire preuve de méthodologie et d’organisation. Un projet c’est une opération ponctuelle, avec un début et une fin, nécessitant des ressources humaines et matérielles.. et c’est surtout compliqué, car, pour le réussir, il est indispensable d’être organisé et de savoir où l’on va.

La gestion de projet

La gestion de projet, c’est l’ensemble des démarches qui permettent d’assurer le bon fonctionnement d’un projet. Son objectif principal est de répondre à un besoin précis dans un temps donné. Il faut donc avant tout, avoir une expression de besoin partager de tous, c’est-à-dire, définir le projet.

Définir le projet

Un des problèmes auxquels une équipe projet est confrontée, c’est une mauvaise définition de ce dont on parle. Il faut définir précisément ce que l’on inclue ou pas dans le périmètre du projet, et comprendre, dès le départ, ce que l’on va faire, afin de choisir la méthode la plus appropriée afin de gagner (ou plutôt de ne pas perdre) du temps.

Gagner du temps, et surtout, ne pas en perdre

Nous avons vu qu’il fallait définir le projet, pour savoir où aller, et surtout comment y aller. Une fois ces briques posées, il s’agit maintenant de gérer au mieux le temps passé sur ce projet (en renseignant sa feuille de temps), et de savoir quel temps vous avez consacré à chaque tâche. Pour cela, il faut avoir un planning.

Respecter les délais

Gérer un projet, c’est répondre à un besoin attendu dans le délai fixé. Il ne faut rien laisser au hasard, mettre toutes les chances de son côté pour réussir son projet en suivant planning précis, en tenant compte du contexte, des contraintes, des enjeux, mais aussi des risques.

Collaborer efficacement

Ce planning posé, il faut maintenant définir précisément le rôle de chacun et les tâches à accomplir dans un temps donné. Le chef de projet est là pour faire le lien entre le client et l’équipe (maitrise d’ouvrage et maitrise d’œuvre), équipe qu’il coordonne. Il rédige aussi, ou renseigne, les outils de suivi et de pilotage, il gère aussi les réunion de validation, les livrables projet, ainsi que les CR de réunions. Le chef de projet peut s’appuyer sur des outils internes mis en place, ou utiliser des solutions de gestion de projet en ligne.

Retour d’expérience

Pour la petite histoire, je viens de tester Nutcache, un outil en ligne, gratuit pour les auto-entrepreneurs, les sociétés en démarrage ou les petites entreprises (jusqu’à 20 membres). Je vous laisse regarde ces quelques captures d’écran que j’ai faite, peut-être utiliserez-vous cet outil, ou un autre. Dans tous les cas, il en faudra un qui soit adapter à votre besoin!!!

 

La « gestion de projet » c’est…

Un rappel :

Projet : Ensemble d’actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini, dans le cadre d’une mission précise, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début mais aussi une fin.

Le management de projet, c’est l’art de faire travailler ensemble des personnes aux compétences différentes mais complémentaires. La conduite de projet, c’est le rôle du chef de projet. Il oriente, organise, décide, coordonne, fédère. Son équipe est responsable de la réussite du projet, et il est seul responsable de son échec.

Le fonctionnement en « mode projet » est un fonctionnement de perte d’équilibre : il remet en cause ce qui existait pour le remplacer par ce qui n’est pas encore établi. C’est un monde où les règles sont variables puisqu’elles s’adaptent à l’état du projet en cours.
C’est un monde stressant, peu bordé et où la remise en question est permanente. Tout va plus beaucoup vite.

Un projet se définit par 5 caractéristiques :

  • Un début,
  • Une fin,
  • Un chef de projet,
  • Un budget,
  • Un aspect novateur.

Et sa réussite passe par la maîtrise de quelques outils simples permettant de répondre à des questions simples. Ces questions sont au nombre de cinq :

  • Quel est le périmètre de mon projet ?
  • Quel est le contenu de mon projet ?
  • Qui sont les acteurs de mon projet ?
  • Quelles sont les dates-clés de mon projet ?
  • Comment suivre et coordonner mon projet ?

1. La note de lancement : Cette note permet de répondre à une double question : qu’attend-on du chef de projet et quel est mon périmètre d’action ? Il faut donc clarifier le contenu et le périmètre de votre projet en formalisant une note de lancement permettant de se mettre d’accord avec le directeur de projet… et d’avoir des indicateurs clairs.

2. Organigramme des tâches : L’important n’est pas seulement de savoir ce qui est à faire, mais de le partager avec toute son équipe. Avoir raison tout seul ne sert à rien en mode projet. La solution consiste donc à faire un preuve de rigueur et de pragmatisme. Il suffit de lister en vrac toutes les tâches que vous allez devoir faire dans le cadre de votre projet. Vous allez ensuite compléter cette liste avec les réalisateur du projet.

3. Organigramme fonctionnel : On peut résumer la situation avec 4 profils :
1. Le directeur de projet qui le finance en bonne partie. On le nomme régulièrement maîtrise d’ouvrage (MOA). Il prend les décisions stratégiques, les grandes orientations. Parfois, il s’entoure d’autres responsables concernés par le projet pour créer un comité de pilotage, de façon à prendre des décisions stratégiques.
2. Le chef de projet. Avant coté Maitrise d’œuvre (MOE), on le rencontre maintenant aussi dans les équipes Production.
3. Le gestionnaire de projet/planificateur (si différent du chef de projet).
4. Les équipiers projet. Ce sont des équipes détachés à temps partiel ou complet sur le projet qui forment les forces vives du projet.

4. Calendrier des objectifs : Il s’agit maintenant de poser des dates-clés sur les différentes briques de l’organigramme des tâches.

5.Réunion de projet, ou de coordination et de suivi projet : Il faut ensuite suivre le projet c’est à dire connaître l’état d’avancement de votre projet. C’est l’occasion de coordonner les actions : adapter le travail prévu et les actions des équipes pour corriger le tir, ajuster, améliorer l’efficacité, partager les retours d’expérience.
En moyenne toutes les semaines, à jour fixe, endroit fixe , heure fixe. Cette régularité permet de donner de bonnes habitudes aux équipes et de planifier la réunion longtemps à l’avance.
Pour ces réunions, il est inutile de suivre un ordre du jour : on utilisera la trame de l’organigramme des tâches comme fil conducteur de la réunion.